Mise en place de l'événement
Vous ne savez pas par où commencer ? Voici les différentes étapes pour que la planification de votre événement soit la plus simple (vous pourrez toujours retrouver cette page dans le menu d'aide du site).
1 - Définir les équipes
Les équipes servent à organiser les différentes tâches par thème, comme par exemple la restauration, la billetterie ou la sécurité.
Une fois les bénévoles inscrits, vous pourrez nommer certains bénévoles responsables d'équipes, et ils pourront remplir eux-mêmes les plannings de leurs équipes respectives.
Vous n'avez pas besoin de définir les postes à cette étape, pour le moment il s'agit seulement de permettre aux bénévoles d'indiquer leurs préférences lors de l'inscription.
2 - Ajouter les informations complémentaires requises
Lors de l'inscription d'un bénévole, nous lui demandons d'office quelques renseignements, qui sont classiques pour la plupart des événements : coordonnées, permis, secourisme, taille de T-shirt, etc.
Cependant vous pouvez avoir besoin d'informations supplémentaires, comme le numéro d'adhérent à votre association par exemple.
En vous rendant dans Configuration > Informations complémentaires, vous pouvez définir ces informations, qui seront demandées aux bénévoles lors de leur inscription.
3 - Inviter les bénévoles
En sélectionnant Partager, vous pouvez partager le lien direct vers votre événement par Facebook, Twitter ou en copiant le lien pour l'envoyer par email par exemple.
Les bénévoles s'inscrivent ensuite directement en accédant à ce lien. Ils crééent leur compte sur le site et s'inscrivent comme bénévoles à votre événement, en précisant les informations requises, ainsi que les équipes qui les intéressent et leurs disponibilités.
Vous pouvez les valider ou les refuser via l'onglet Bénévoles.
4 - Affecter les bénévoles aux postes
Après avoir créé les postes, vous pouvez y affecter les bénévoles selon leurs disponibilités et leurs intérêts.
Le système se charge de vous présenter parmi les bénévoles uniquement ceux qui sont disponibles, vous évitant ainsi d'affecter deux fois un bénévole au même moment par exemple.
Chaque bénévole reçoit automatiquement un email lui indiquant qu'il est affecté au poste.